アメリカでは、海外出張だけで年間で約320億ドル（=3.8兆円）費やしていると言われています。もしも、この出張コストが1%減少すれば、実に380億円のコストカットにつながります。
コストカットするために必要な方法は何でしょうか？オンラインの予約サイトを注意深く見て、セール時期を見極める？それもあるかもしれません。しかし、根本的に見直すことで、もっと効果的に費用を軽減することができます。
今日は、出張費削減のための５つのティプスをお伝えしましょう。
出張手配のためのテンプレートを作る
出張手配プロセスをマニュアル化し、テンプレートを用意しましょう。理想は会社のテンプレートがあり、そこに自分のポリシーを書き加えることです。テンプレートを作成することで、プロセスが可視化され、スムーズに手配することができるようになります。
信頼できる旅行管理者を指名する
社内に出張管理できるスタッフを雇用しましょう。もしも、社内のリソースで用意するのが難しい場合は、旅行代理店や、バーチャルアシスタントなどを提供するサービスを利用するのが良いでしょう。
しっかりとリサーチする
例えば宿泊先の予約。ホテルは料金が不安定で常に変動します。Airbnbは変動が少なくお得な場合もありますが、WiFi環境などで信頼性に欠けます。長期滞在する場合、ホテルが特別価格提示する場合があります。
ホテルだけ見ても、様々な選択肢があります。時間が許すようなら、事前にしっかりとリサーチし、その時々の出張状況に応じた、ベストなプランを立てるのが良いでしょう。
個々のパーツで予約するのではなく、出張全体を通じて手配する
フライトやレンタカー、ホテルの予約に関して、それぞれの専門サイトを利用すれば最安で取得できるかもしれません。反面、申し込みや支払い、社内での清算など、管理コストが増しますため、わずかな金額であれば一括で手配したほうが良いでしょう。出張を”点”ではなく、”線”で捉え、効率的な予約を行いましょう。
リワードプログラムの活用／社内出張規定の作成
旅行リワードプログラムを効果的に活用しましょう。出張が増えてきたなと感じた場合、航空やホテルのロイヤリティプログラムの導入を検討しましょう。
加えて、社内に出張規定を設けましょう。手配プロセスが明確になり、スタッフもスムーズに予約することができるようになります。
いかがでしたでしょうか？出張費は全体で管理すると、削減できることがあります。ボーダーでは、法人向けにクラウド出張手配チームを提供しています。ご興味のある方は是非、こちらをご覧くださいね。
参考記事：Save Money on Business-Travel Expenses With These 5 Hacks
